تنخواه دار کیست؟

تنخواه دار کیست؟

تنخواه دار (مسئول تنخواه گردان) کیست ؟

فردی که مبلغ مشخصی پول نقد (تنخواه) مؤسسه در اختیار او می باشد و با داشتن اعتقاد به خدا و التزام قلبی در حفظ و نگهداری وجوه نزد خود کوشا بوده و از هرگونه استفاده از وجوه نقد نزد خود به جز در راستای اهداف مؤسسه پرهیز می کند مسئول تنخواه گردان گویند.

پرداخت هزینه های جزئی مؤسسه بر عهده وی بوده و باید بداند استفادۀ نابه جا و نادرست، خیانت در امانت محسوب می گردد، و این عمل برخلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار می باشد.

 

انواع روش های مورد استفاده در حسابداری تنخواه گردان :

در سازمان ها و مؤسسات، تنخواه گردان به دو روش استفاده می گردد که هر مؤسسه بر طبق آیین نامه ها و دستورالعمل های مصوب و رعایت سقف تنخواه گردان یکی از این روش ها را انتخاب و طبق آن عمل می نماید:

 

الف) تنخواه گردان به روش متغیر:

در این روش معمولاً سقف مبلغ تنخواه گردان توسط مدیران مؤسسه تعیین شده و مدت زمان استفاده از آن طبق آیین نامه تنخواه گردان و دستورالعمل های تصویب شده در مؤسسات می باشد.

حساب تنخواه گردان ایجاد و با انجام هزینه در طول دوره، گردش مالی پیدا می کند و در پایان دوره مالی بسته شود.

ب) تنخواه گردان به روش ثابت:

در این روش مانند روش قبل، تنخواه گردان را با توجه به دستورالعمل ها و آیین نامه های تنخواه جهت تأمین مخارج انجام شده، ایجاد می نماییم.

ولی این حساب در طول دوره مالی بابت انجام هزینه، هیچ گونه گردش مالی نداشته و رقمی در آن ثبت نمی شود تا پایان دوره مالی که بسته شود.

 

رویه حسابداری تنخواه گردان

به طورکلی تنخواه گردان دارای چهار مرحله است که عبارت اند از :
  1. فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان (در هر دو روش یکسان است)
  2. فرایند ثبت هزینه های تنخواه گردان
  3. فرایند ترمیم حساب تنخواه گردان
  4. فرایند بستن حساب تنخواه گردان

 

 

 

۱- فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان شامل موارد زیر است :

الف – انتخاب شخص مورد اعتماد

ب – دریافت تضمین کافی از وی

ج – ارائه وجه، معادل مبلغ تضمین اخذ شده، به وی

در ثبت فعالیت های حسابداری علاوه بر ثبت رویداد های حسابداری به صورت دستی (سند حسابداری و ثبت در دفتر روزنامه و انتقال به دفترکل و تهیه انواع گزارش های لازم بر روی فرم های کاغذی) از نرم افزار های رایج در بازار هم استفاده می گردد،

در این نرم افزارها پس از صدور سند حسابداری و تأیید آن، عملیات حسابداری در دفاتر مربوطه به صورت خودکار (اتوماتیک) ثبت و انتقال داده ها در سیستم صورت می پذیرد و با انتخاب نوع گزارش و بازه (محدوده) زمانی آن، می توان گزارش دلخواه را از سیستم دریافت نمود.

در ادامه بخوایند :  حسابداری اجاره

 

 

 

کنترل اسناد هزینه

یک فاکتور باید ویژگی هایی داشته باشد تا بتواند مورد استناد قرار گرفته و آن را مبنای صدور سند حسابداری قرار داد. مهم ترین این شرایط عبارت اند از:

الف) رسمی و استاندارد بودن فاکتور

ب) داشتن نام و شناسه اقتصادی و آدرس شرکت یا مؤسسۀ صادرکننده

ج) تاریخ فاکتور

د) شماره سریال چاپی فاکتور

ه) داشتن مهر شرکت یا مؤسسۀ صادرکننده

و) درج شدن نام و کد اقتصادی و شناسه ملی و آدرس خریدار

ی) درج جمع مبلغ فاکتور به صورت عددی و حروفی

ط) صحت محاسبات و جمع ارقام فاکتور

ظ) مخدوش نبودن فاکتور

چنانچه هریک از موارد یاد شده در فاکتور ایراد داشته باشد از نظر حسابداری این فاکتور فاقد ارزش و استناد است و مورد قبول قرار نمی گیرد.

[idea] نکته : بعضی از مؤسسات از فاکتورهای چاپ شدۀ آماده استفاده می نمایند. چنانچه مهر مؤسسه و سایر اطلاعات در آن کامل درج گردد و مخدوش نباشد این نوع فاکتورها هم قابل پذیرش است. [/idea]
جریان کنترل اسناد مثبته به صورت نمودار زیر آورده شده است:

 

 

 

 

مسئول تنخواه گردان باید این فاکتورها و اسناد مثبته را با رعایت ترتیب وقوع مخارج در فرم خاصی به شکل زیر درج نموده و کلیه اسناد مثبته مورد نظر را ، به ترتیب شماره ردیف، ضمیمه فرم نموده و جهت تأیید مدارک، تحویل واحد حسابداری نماید.

 

 

 

هر نوع پرداختی که یک مؤسسه یا سازمان بابت دریافت خدمات از دیگران انجام دهد؛ هزینه برای آن مؤسسه یا سازمان می باشد.

به طور مثال بابت پرداخت قبض تلفن مؤسسه؛ هزینه تلفن و پرداخت بابت تعمیر دستگاه رایانه مؤسسه پر هزینه تعمیرات رایانه و پرداخت بابت حقوق کارکنان را هزینه حقوق کارکنان می نامیم.

در هر شرکت، مؤسسه یا سازمانی، انواع مختلفی از هزینه ها وجود دارد.

معمولا هر قسمت یا واحد سازمانی که این مخارج برای آن انجام می شود را یک مرکز هزینه می نامیم و یکی از مهمترین وظایف حسابداران و مسئول تنخواه گردان این است که مراکز هزینه در سازمان خود را به درستی تشخیص داده و شناسایی و طبقه بندی نماید و هزینه های مشابه را در یک گروه قرار دهد که به این عمل، طبقه بندی و تفکیک حساب های هزینه گفته می شود.

 

سرفصل بندی هزینه ها دارای یک مزیت مهم است و آن این که از انجام هزینه ها در موارد نادرست و غیرضروری جلوگیری کرده و مسئول تنخواه گردان به عنوان پرداخت کنندۀ این هزینه ها، این نوع مخارج را تأیید و پرداخت می نماید و از دوباره پرداخت شدن بعضی از هزینه ها توسط اشخاص مختلف جلوگیری می کند.

در ادامه بخوایند :  آشنایی با حسابداری

 

در این قسمت مسئول حسابداری تنخواه گردان باید توانایی لازم جهت شناسایی انواع هزینه و گروه بندی یا سرفصل بندی این هزینه ها را داشته و قادر باشد فاکتور ها و اسناد مثبته را بر اساس طبقه بندی مربوطه تفکیک و سپس این فاکتورها و اسناد را براساس آیین نامه اجرایی تنخواه گردان کنترل و در فرم گزارش تنخواه درج نماید.

 

بعد از کنترل نهایی از نظر تاریخ، صحت، مهر و امضا و جمع مبالغ فاکتور ها، آن مدارک را جهت ثبت هزینه در قسمت مربوط به ترمیم تنخواه به عنوان اسناد مثبته استفاده می نماییم.

 

یکی از مواردی که مسئول تنخواه گردان الزام به کنترل آن دارد،

این است که در مورد خرید کالا و پرداخت هزینه های مورد نظر آیا مبلغ درصد قانونی مالیات بر ارزش افزوده به قیمت کالا ها و خدمات خریداری شده اضافه شده است؟

آیا جمع فاکتورها صحیح می باشد؟

و یا در هر پرداختی آیا کسور قانونی آن مورد توجه قرار گرفته است و اعمال شده است؟

 

۲- ثبت نمودن اسناد هزینه و ترمیم تنخواه گردان

فرایند ثبت هزینه ها و ترمیم تنخواه گردان در روش تنخواه ثابت:

مسئول تنخواه گردان به ازای مبالغی که برای مخارج مؤسسه یا شرکت می پردازد، اسناد مالی را تهیه و با توجه به این اسناد گزارش تنخواه را تکمیل و به واحد حسابداری ارائه می نماید.

گزارش تنخواه را به همراه اصل فاکتور ها و اسناد تحویل واحد حسابداری می نماید تا پس از بررسی و تأیید نهایی معادل جمع آن، چکی در وجه تنخواه گردان صادر و در نتیجه موجودی اوّلیه تنخواه گردان ترمیم گردد. ثبت سند حسابداری دستی آن به صورت زیر است :

 

 

 

 

۳- فرایند ثبت هزینه ها و ترمیم تنخواه گردان در روش تنخواه متغیر:

در مرحلۀ کنترل اسناد هزینه، هزینه های انجام شده در فرم گزارش تنخواه گردان درج و ارائه شده و پس از تأیید هزینه های انجام شده در واحد حسابداری، سند حسابداری ثبت هزینه ها صادر و سپس نسبت به صدور چک به ازای مبلغ هزینه های ارائه و تأیید شده، در وجه مسئول تنخواه گردان، اقدام می گردد که سند حسابداری آن به صورت زیر است :

الف) صدور سند حسابداری ثبت هزینه ها :

 

 

 

 

ب) صدور سند حسابداری ترمیم تنخواه گردان :

 

 

 

۴- تسویه حساب (بستن) تنخواه گردان :

در پایان دوره مالی حساب تنخواه گردان بسته می شود. در فرایند بستن حساب تنخواه گردان تفاوتی میان دو روش متغیر و ثابت وجود ندارد.

 

با توجه به نتایج به دست آمده برای بستن حساب تنخواه گردان طبق حالات زیر عمل می گردد :

۱- تمامی مبلغ تنخواه گردان برای پرداخت مخارج به مصرف رسیده باشد.

مسئول تنخواه گردان اسناد هزینه را به ترتیب تاریخ وقوع، در فرم گزارش تنخواه گردان درج کرده و اصل اسناد را ضمیمه فرم نموده و به واحد حسابداری تحویل می نماید و پس از تأیید هزینه ها سند حسابداری به شرح زیر صادر می گردد :

در ادامه بخوایند :  تاریخچه حسابداری

 

 

 

۲- کل مبلغ تنخواه گردان به صورت کامل و خرج نشده نزد مسئول تنخواه گردان موجود باشد.

در این تاریخ هنوز هزینه ای انجام نشده باشد و تمام مبلغ را به حساب بانک شرکت واریز و اصل فیش را به عنوان مدرک به واحد حسابداری ارائه می نماید. سند حسابداری این رویداد به صورت زیر است :

 

 

 

۳- بخشی از وجوه نقد بابت مخارج، پرداخت شده است

مابقی وجه که نزد مسئول تنخواه گردان موجود می باشد، به حساب بانک شرکت واریز و فیش پرداخت نقدی آن ضمیمه اسناد و مدارک گردیده و اصل اسناد به حسابداری تحویل می گردد و با مسئول تنخواه گردان تسویه حساب می شود، سند حسابداری بستن تنخواه گردان به صورت زیر است:

 

 

 

نکته

۱- نکته قابل توجه اینکه روش تنخواه گردان ثابت به دلیل عدم کنترل مناسب و به موقع هزینه ها و تنخواه گردان چندان مورد توجه قرار نگرفته و اکثر سازمان ها و شرکت ها و مؤسسات از روش تنخواه گردان متغیر استفاده می نمایند ولی روش تنخواه گردان متغیر اهمیت بیشتری دارد و کاربردی تر است.

 

۲- در برخی مؤسسات و شرکت ها چنانچه فعالیت موردنظر، به صورت پروژه ای باشد (مانند ترخیص کالاها و ماشین آلات از گمرکات ورودی کشور و پرداخت حقوق ماهانه برای کارکنان و کارگران یک بخش از پروژه راه سازی) ، در این صورت فقط مراحل اول ( افتتاح تنخواه گردان ) و چهارم (بستن تنخواه گردان) انجام می شود.

 

۳- با اینکه در آیین نامه ها و دستورالعمل های مربوط به تنخواه گفته شده که در پایان دوره مالی کلیه مبالغ موجود نزد مسئول تنخواه گردان باید به حساب بانک شرکت واریز شده و مانده تنخواه گردان صفر گردد؛ اما به دلیل مشکلاتی که ممکن است به صورت ناگهانی و غیرمترقبه برای مؤسسات و شرکت ها به وجود آید؛ به ویژه دربخش خصوصی مبلغی تنخواه به صورت سایر حساب های دریافتنی نزد مسئول تنخواه جهت استفاده در شرایط ویژه (مانند ترکیدگی لوله آب و…) به امانت می ماند.

 

حسابداری نمیتواند خیلی پیچیده و مبهم باشد، بلکه کلیه روشها و اصول آن باید کاملاً علمی، قابل درک و همگام با رشد صنعت و مردم باشد.

مشاهده کانال تلگرام
مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *