اصلاح حساب ها

اصلاح حساب

ضرورت اصلاح حساب

هدف از تهیه اطلاعات مالی، کمک به استفاده کنندگان مختلف برای قضاوت و تصمیم گیری اقتصادی است ، این هدف زمانی به دست می آید که اطلاعات مالی تهیه شده بهنگام، واقعی و درست باشد.

مثلا مالکین یک واحد اقتصادی مایلند از نتیجه فعالیتهای اقتصادی موسسه خود در یک دوره مالی باخبر شوند ،لذا باید در صورت سود و زیان، تمامی درآمدها و هزینه های دوره مالی نشان داده شود.

 

به طور کلی برای آنکه صورتهای مالی یک واحد اقتصادی

وضعیت مالی و نتایج عملیات آن را به درستی نشان دهد باید حاوی کلیه داراییها، بدهیها، درآمدها و هزینه ها باشد.

اما مسئله ای که حسابداران غالبا در عمل با آن روبرو می شوند این است که برخی از رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی اثر می گذارند.

اثر این نوع رویدادهای مالی بر دوره های مالی مختلف باید به دقت شناسایی و اندازه گیری شود. به مثال زیر توجه کنید.

 

مثال ۱: موسسه خدماتی دی در اول آبان ماه سال جاری بابت حق بیمه سالانه ساختمان ۹۶۰٫۰۰۰ ریال پرداخت کرد.

اگر شما حسابدار این مؤسسه باشید و بخواهید در پایان سال مالی (مثلا ۲۹ اسفند ماه سال جاری) برای این مؤسسه صورت سود و زیان تنظیم کنید آیا در صورت سود و زیان مبلغی به عنوان هزینه بیمه ساختمان درج خواهید نمود؟

اگر چنین است این مبلغ چقدر خواهد بود؟

 

در مرحله اصلاح حساب ها حسابداران با وضعیت هایی مشابه مثال فوق روبرو هستند.

برای شناخت هرچه بهتر چگونگی اصلاح حساب ها لازم است با چند مفهوم اساسی در حسابداری آشنا شویم.

این مفاهیم زیربنای بیشتر اصلاحاتی است که معمولا در پایان دوره مالی انجام می شود.

 

مبنای نقدی و مبنای تعهدی

در حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی مرتبط با درآمدها و هزینه ها دو روش وجود دارد؛

مبنای نقدی: در این روش درآمدها و هزینه ها در زمان دریافت و پرداخت وجه نقد شناسایی و ثبت می شوند.

به  عبارت دیگر قبل از دریافت و پرداخت وجه نقد بابت درآمدها و هزینه ها هیچ ثبتی در حسابها به عمل نمی آید.

اگر مینای نقدی مورد استفاده قرار گیرد سود خالص یک دوره مالی برابر است با وجوه نقد دریافتی بابت درآمد منهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها

 

مبنای تعهدی: در این روش درآمدها بهنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند.

هرچند وجه نقدی بابت در آمدها دریافت نشده باشد و یا برای هزینه ها وجه نقدی پرداخت نشده باشد.

بدین ترتیب این روش بر اساس دو اصل حسابداری تحت عنوان «تحقق درآمد» و «تطابق» مبتنی است که در زیر به این دو اصل اشاره می شود.

 

اصل تحقق درآمد:

در آمد باید به محض ارائه خدمت به مشتری شناسایی و ثبت شود اعم از اینکه بهای آن نقدا در بافت شده با نشده باشد.

طبق اصل تحقق درآمد ملاک شناسایی و ثبت درآمد دریافت وجه نقد نیست ،

بلکه ملاک، ارائه خدمت به مشتری می باشد. هرچند به صورت نسیه انجام شده باشد.

 

اصل تطابق

هزینه های هر دوره مالی باید از درآمدهای همان دوره مالی که در ایجاد آنها موثر بوده کسر گردد.

 

بر پایه این دو اصل در مبنای تعهدی، درآمدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع، شناسایی و ثبت می گردند.

 

لازم به توضیح است برای ثبت فعالیتهای مالی موسسات انتفاعی، باید از مبنای تعهدی استفاده کرد.

 

مثال ۲: آقای رحیمی در اول سال ۱۳۷۷ بنگاه معاملات ملکی صداقت را تأسیس کرد. عملیات چهار ماه مرداد تا آبان ۱۳۷۷ به شرح زیر است :

حقوق ماهیانه کارکنان ۶۰۰٫۰۰۰ ریال و اجاره بهای ماهیانه۴۰۰,۰۰۰ ریال است.

 

 

بر اساس اطلاعات فوق سود خالص بنگاه صداقت طریق مبنای نقدی در هر یک از ماههای مذکور به شرح زیر است :

 

 

 

چنانچه ملاحظه می کنید در مبنای نقدی وجوه دریافت شده از مشتریان به عنوان درآمد حق مشاوره تلقی می گردد و فقط هزینه هایی که نقدا پرداخت گردیده منظور شده است.

بر اساس مبنای تعهدی سود بنگاه صداقت در طول هر یک از ماه های مرداد تا آبان ۱۳۷۷ به شرح زیر است :

 

در مبنای تعهدی ملاک شناسایی ارقام درآمد و هزینه، دریافت و پرداخت وجه نقد نیست بلکه ملاک اصل تحقق درآمد و اصل تطابق می باشد. 

طبق این روش درآمد حق المشاوره بنگاه برابر با بهای خدمات ارائه شده به مشتریان بنگاه می باشد و در همان ماه که خدمات به مشتریان ارائه شده به عنوان درآمد حق المشاوره تلقی می گردد،

در ادامه بخوایند :  دارایی های غیر جاری

اگرچه ممکن است در همان ماه دریافت نشود. شناسایی هزینه ها هم ارتباطی به پرداخت وجه نقد ندارد، بلکه به وقوع آن بستگی دارد.

 

ثبتهای اصلاحی

به منظور اجرای اصل «تطابق هزینه های هر دوره مالی از درآمدهای همان دوره»،

حسابداران باید اطمینان یابند در زمان تهیه صورت سود و زیان کلیه درآمدها و هزینه های دوره مالی در حسابها ثبت شده باشد.

اگر برخی از درآمدها یا هزینه های دوره در حسابها ثبت نشده باشد،ابتدا آنها را شناسایی و سپس از طریق ثبتهای مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حسابها اصلاح می شوند که اصطلاحا به این گونه ثبتها، «ثبتهای اصلاحی» گفته می شود.

ثبتهای اصلاحی معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورتهای مالی انجام می شوند.

معمولا در پایان دوره مالی چندین نوع ثبتهای اصلاحی انجام می شود که در این مبحث به شرح چند نمونه از آنها می پردازیم. ا

 

اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها:

پیش پرداخت هزینه عبارت است از :

مبلغی که بابت دریافت خدمات در آینده پرداخت می شود. پیش پرداخت اجاره و پیش پرداخت بیمه دو نمونه از پیش پرداخت هزینه هستند.

بعضی از مؤسسات برخی داراییهای مورد نیاز خود را (مثل دفتر کار، مغازه و وسایط نقلیه) به صورت استیجاری فراهم می آورند و معمولا اجاره اموال را به صورت ماهانه پرداخت می کنند.

ولی چنانچه اجاره ماههای آینده زودتر پرداخت شود در حساب پیش پرداخت اجاره ثبت می شود.

 

مثال ۳: موسسه فنی پویا برای دفتر کار مؤسسه یک دستگاه آپارتمان از آقای سعیدی اجاره کرده است.

اجاره بهای ماهانه این آپارتمان ۵۵۰,۰۰۰ ریال است. در ابتدای دی ماه ۱۳۷۶ اجاره بهای ۶ ماهه دی ماه ۱۳۷۶ تا خرداد ۱۳۷۷ به طور یکجا پرداخت گردید.

برای ثبت این رویداد مالی در دفاتر موسسه، حساب پیش پرداخت اجاره به مبلغ ۳٫۳۰۰٫۰۰۰ ریال بدهکار و حساب موجودی نقد به همین مبلغ بستانکار می شود.

 

اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها
نحوه اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها

در آخر اسفند ماه ۱۳۷۶ برای اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره مبلغ ۱۰,۶۵۰,۰۰۰ ریال (اجاره بهای ۳ ماهه دی تا اسفند ۷۶)

در حساب هزینه اجاره آپارتمان بدهکار و در حساب پیش پرداخت اجاره بستانکار می شود.

 

پیش پرداخت بیمه نمونه دیگری از پیش پرداخت هزینه هاست.

افراد و مؤسسات معمولا داراییهای خود را در برابر خطر هایی مثل آتش سوزی و سرقت بیمه می کنند.

برای بیمه کردن داراییها حق بیمه ای به شرکت بیمه پرداخت می شود تا در صورت بروز خطرهای احتمالی در طول دوره بیمه براساس بیمه نامه مبلغ معینی از شرکت بیمه دریافت شود.

و مبلغ پیش پرداخت بیمه در حسابی به همین نام بدهکار می شود تا با سپری شدن دوران بیمه این مبلغ به هزینه بیمه تبدیل شود.

مثلا اگر در اول دی ماه ۱۳۷۶ موسسه خدماتی هویزه ۳۰۰,۰۰۰ ریال بابت بیمه ۶ ماهه ساختمان موسسه بپردازد،

ابتدا این مبلغ در بدهکار حساب پیش پرداخت بیمه ساختمان ثبت می شود.

و سپس در پایان سال ۱۳۷۶ بخشی از پیش پرداخت بیمه ساختمان که مربوط به سال ۱۳۷۶ است به حساب هزینه بیمه ساختمان منظور می گردد.

 

اصلاح حساب پیش پرداخت بیمه
نحوه اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها

 

چنانچه ملاحظه می کنید در پایان سال ۷۶ موسسه خدماتی هویزه باید با کاهش پیش پرداخت هزینه بیمه ، این حساب را اصلاح نماید.

 

اصلاح حساب ملزومات :

در طول سال مالی اجناسی مثل لوازم التحریر ، تمبر و پاکت پستی ، مواد شوینده و سمباده

و به طور کلی تمام اجناس مصرفی که برای استفاده در جریان عملیات یک موسسه خریداری می شود در حساب ملزومات ثبت می گردد.

ملزومات یکی از انواع دارایی است که در ترازنامه نشان داده می شود.

اما معمولا در پایان سال مالی مقداری از ملزومات خریداری شده در طول سال به مصرف رسیده

و باید از حساب ملزومات کسر و به حساب هزینه ملزومات منظور گردد. .

 

اصلاح حساب پیش دریافت درآمد:

گاهی اوقات مؤسسات قبل از ارائه خدمات به مشتریان، وجوهی را از این بابت دریافت می کنند.

بدیهی است که این وجوه را نمی توان جزو درآمدهای مؤسسه قلمداد نمود زیرا هنوز خدمتی به مشتری ارائه نشده است.

در ادامه بخوایند :  اصطلاحات بورس

بنابراین چنین مبلغی را در حساب پیش دریافت درآمد ثبت می کنند.

حساب پیش دریافت درآمد نوعی بدهی است که معمولا پس از ارائه خدمت، تسویه می شود.

هرگاه مؤسسه به مشتری موردنظر خدماتی را که بابت آن پیش دریافت نموده ارائه دهد،باید حساب پیش دریافت درآمد به میزان ارزش خدمات ارائه شده کاهش و حساب درآمد خدمات به همان میزان افزایش یابد.

 

ثبت هزینه ها و درآمدهای ثبت نشده:

بیشتر هزینه ها و درآمدها در زمان پرداخت و دریافت ثبت می شوند.

اما ممکن است در پایان دوره مالی هنوز برخی از هزینه ها و درآمدها در حسابها ثبت نشده باشد.

برای ثبت هزینه های ثبت نشده، ابتدا مبلغ آن برآورد شده، سپس در حساب هزینه مربوط بدهکار و در مقابل در حساب بدهی بستانکار می گردد.

مثلا اگر در پایان سال معلوم شود که مؤسسه هنوز ۳۴۵٫۰۰۰ ریال حقوق کارکنان خود را پرداخت و ثبت نکرده است ،

باید حساب هزینه حقوق کارکنان به مبلغ ۳۴۵٫۰۰۰ ریال بدهکار و حساب حقوق پرداختنی به همین رقم بستانکار گردد.

حساب حقوق پرداختنی یکی از حسابهای بدهی است که در ترازنامه پایان دوره مالی ارائه می شود.

 

مثال جامع

برای نشان دادن نحوه انجام ثبتهای اصلاحی، تراز آزمایشی موسسه خدمات حقوقی نصر را در نظر بگیرید.

این تراز آزمایشی در پایان سال مالی منتهی به ۲۹ اسفند ماه ۱۳۷۶ و قبل از انجام ثبتهای اصلاحی تهیه شده است. سایر اطلاعات به شرح زیر است :

  1. پیش پرداخت بیمه مربوط به بیمه آتش سوزی آپارتمان مؤسسه از اول دیماه ۱۳۷۶ تا پایان آذرماه ۱۳۷۷ می باشد.
  2. در پایان سال ۱۳۷۶ موجودی ملزومات ۲۵۰,۰۰۰ ریال است.
  3. مبلغ ۱٫۲۰۰٫۰۰۰ ریال از پیش دریافت درآمد که خدمات مربوط به آن ارائه گردیده باید جزو درآمدهای سال مالی ۷۶ منظور گردد.
  4. حقوق اسفند ماه کارکنان به مبلغ ۷۵۰,۰۰۰ ریال هنوز پرداخت و در حسابها ثبت نشده است.
  5. بابت خدمات ارائه شده به یکی از مشتریان صورتحسابی به مبلغ ۴۷۰٫۰۰۰ ریال برای وی ارسال گردیده که در حسابها ثبت نشده است.
  6.  مبلغ پیش پرداخت اجاره مربوط به اجاره دو ماهه اسفند ۱۳۷۶ و فروردین ۱۳۷۷ یک دستگاه رایانه است.

 

موسسه خدماتی حقوقی نصر

تراز ازمایشی اصلاح نشده

۱۳۷۶/۱۲/۲۹

تراز آزمایشی اصلاح نشده

 

اصلاحات

١- اصلاح حساب پیش پرداخت بیمه:

چون مبلغ پیش پرداخت بیمه برای مدت یک سال از اول دیماه ۱۳۷۶ تا پایان آذرماه ۱۳۷۷ است

و تا پایان سال مالی ۱۳۷۶ فقط سه ماه از ۱۲ ماه گذشته پس به میزان (سه دوازدهم)  آن تبدیل به هزینه شده است.

بنابراین ۶۰٫۰۰۰ ریال از پیش پرداخت بیمه کسر و به حساب هزینه بیمه منظور می گردد.

نحوه ثبت اصلاح حساب پیش پرداخت بیمه

٢- اصلاح حساب ملزومات اداری:

بخشی از ملزومات اداری خریداری شده در طول سال به مصرف رسیده است و باید از حساب ملزومات اداری خارج شود.

بنابراین بابت بهای ملزومات مصرف شده ۱۰۰,۰۰۰ ( ۲۵۰,۰۰۰ – ۳۵۰,۰۰۰) ریال از حساب ملزومات اداری کسر و به حساب هزینه ملزومات اداری منظور می گردد.

ثبت اصلاح حساب ملزومات اداری

 

۳- اصلاح حساب پیش دریافت درآمد :

از آنجا که بخشی از نعهدان شرکت به مشتریانی که بهای خدمات را از قبل پرداخت کرده اندانجام شده، لذا باید حساب پیش دریافت درآمد کاهش و حساب درآمد خدمات افزایش یابد.

ثبت اصلاح حساب پیش دریافت درآمد

 

۴- ثبت هزینه حقوق اسفند ماه کارکنان :

برای ثبت هزینه حقوق اسفند ماه کارکنان ، حساب هزینه حقوق بدهکار و حساب حقوق پرداختنی بستانکار می شود .

حساب حقوق پرداختنی یک حساب بدهی است که مانده آن نشانگر مبلغی است که موسسه باید بابت حقوق به کارکنان خود بپردازد .

ثبت هزینه حقوق کارکنان

 

۵- ثبت درآمد خدمات حقوقی

برای ثبت درآمد تحقق یافته و ثبت نشده ،حسابهای دریافتنی بدهکار و حساب درآمد خدمات حقوقی بستانگار می شود.

ثبت درآمد خدمات حقوقی

 

۶- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره :

برای اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره باید هزینه اجاره بابت اجاره بهای رایانه در اسغند ۱۳۷۶ ( ۳۵۰،۰۰۰ ریال = ۲ ماه / ۷۰۰،۰۰۰ ریال ) بدهکار و حساب پرداخت اجاره بستانکار شود:

ثبت اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره

 

پس از آنکه اصلاح حساب انجام شد و کلیه ثبتهای اصلاحی تراز آزمایشی اصلاح شده به دفتر روزنامه و کل منتقل گردید، از حسابها مانده گیری و حسابها و تراز آزمایشی جدیدی تنظیم می گردد که به آن «تراز آزمایشی اصلاح شده» گفته می شود.

تراز آزمایشی اصلاح شده عبارت است از:  فهرست مانده حسابهای دفتر کل پس از انجام ثبتهای اصلاحی.

تراز آزمایشی اصلاح شده مبنای تهیه صورتهای مالی قرار می گیرد.

موسسه خدمات حقوقی نصر

تراز آزمایشی اصلاح شده

۲۹ اسفند ۱۳۷۶

تراز آزمایشی اصلاح شده

 

۵/۵ - (۱ امتیاز)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *