کنترل اسناد مالی

کنترل اسناد مالی

اسناد و مدارک مثبته

در حسابداری به مجموعه اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی مشخص دارد اسناد و مدارک مثبته گفته می شود.

مانند قبوض آب و برق، گاز، تلفن، فیش بانکی، فاکتور دریافت خدمات ، چک ، سفته ، فاکتور خرید و فروش و … لازم به ذکر است اسناد مثبته حتماً نباید چاپی و دارای شکل بخصوصی باشد. بلکه شکل اسناد متنوع و ممکن است دست نویس باشد.

 

حسابداران، پس از وقوع هر رویداد مالی اسناد و مدارک مربوط را جمع آوری می کنند.

این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ و ماهیت رویداد مالی است، و به خاطر همین است که باید اسناد مثبته روشن، واضح و معتبر باشند تا اشخاص بتوانند به عنوان مبنای کار از آنها استفاده کنند.

[idea]اسناد و مدارک مثبته عبارت اند از :مجموعه اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی مشخص دارد[/idea]

کنترل اسناد مالی (رویداد مالی)

برای کنترل اسناد مالی باید به چند مورد توجه کرد: تاریخ سند مالی – مبلغ سند مالی به عدد و حروف – عدم وجود خط خوردگی سند مالی – عدم وجود هر گونه خدشه در سند مالی – امضا های مجاز – شماره سریال چاپی (مسلسل) – ذی نفع سند مالی

 

سند حسابداری

هر رویداد مالی با یک یا چند بخش از معادله حسابداری ارتباط دارد، و همان طور که می دانید حسابداران پس از وقوع هر معامله یا رویداد مالی باید آن را تجزیه و تحلیل و ثبت نمایند.

به دلیل اهمیت نوشتن صحیح و بدون اشتباه دفاتر حسابداری ابتدا سند حسابداری یا سند روزنامه تهیه می گردد، و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری، دفاتر حسابداری که شامل دفتر روزنامه، کل و معین است، تنظیم می گردد.

 

 

سند حسابداری
سند حسابداری

 

اجزای سند حسابداری

برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری صادر می شود که شماره سندها به صورت متوالی و پی درپی می باشد.

در ادامه بخوایند :  دفتر کل و معین

شمارۀ سند حسابداری نشان دهنده این است که از ابتدای سال مالی تاکنون چند سند حسابداری صادر شده است.

در محل تاریخ ،تاریخ وقوع رویداد مالی، که همان تاریخ صدور سند حسابداری است، نوشته می شود.

شما باید بدانید که فقط فعالیت های مالی در دفاتر ثبت می گردد و برای فعالیت های غیر مالی ثبتی در دفاتر انجام نمی شود.

 

نام مؤسسه:

در این قسمت نام مؤسسه طبق مجوز آن درج می گردد.

 

شماره صفحه دفتر روزنامه:

شماره صفحه دفتر روزنامه که اطلاعات این سند درج شده است.

 

تعداد ضمائم:

تعداد اوراقی که ضمیمه این سند است، درج می گردد.

 

کد حساب :

در ستون کد حساب ، کد حسابی که بدهکار یا بستانکار شده است نوشته می شود. (در قسمت های بعد توضیح داده خواهد شد)

 

شرح :

در اولین سطر و در ابتدای حاشیۀ سمت راست ستون شرح نام حسابی که بدهکار شده است نوشته می شود.

 

نحوه نوشتن بدهکار و یستانکار :

پس از نوشتن نام حسابی که بدهکار شده است، نام حسابی که بستانکار شده در زیر آن در ستون شرح نوشته می شود.

نام حساب بستانکار باید حدود ۲ سانتیمتر از حاشیۀ سمت راست ستون شرح فاصله داشته باشد.

همیشه اول حساب یا حساب هایی را که بدهکار شده است می نویسند و بعد ازآن حساب یا حساب هایی که بستانکار شده است نوشته می شود.

 

مبلغ بدهکار و بستانکار :

در ستون بدهکار مبلغ حسابی که بدهکار شده است نوشته می شود.

مبلغ بستانکار نیز در همان سطر که نام حساب بستانکار درج شده است در ستون بستانکار نوشته می شود.

 

بعد از تنظیم موارد فوق، شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می شود. سپس سند حسابداری به امضای مسئولین ذیربط می رسد.

در ادامه بخوایند :  تنخواه دار کیست؟

 

 

کد حساب

قبل از تهیه سند، همان طور که در فرم سند مشاهده می کنید، ستونی به نام کد حساب موجود است.

هر مؤسسه برای ثبت معاملات و عملیات مالی خود از نام و شماره حساب هایی استفاده می کند که صورت کاملی از نام این حساب ها ، فهرست حساب ها نامیده می شود و شماره این حساب ها، کد حساب را تشکیل می دهد.

نمونه ای از فهرست حساب ها و کد آنها آورده شده است.

 

 

نحوه تنظیم سند حسابداری

رویداد مالی شماره ۱ : آقای اهری با توجه به آنکه فوق دیپلم الکترونیک دارد تصمیم می گیرد تعمیرگاه مجاز تلفن همراه را به نام تعمیرگاه تلفن همراه اهری تأسیس کند برای این کار باید فعالیت های مالی و غیرمالی مختلفی را انجام دهد از جمله فعالیت های زیر :

در تاریخ ۹۱/۳/۵ مجوز تعمیرگاه تلفن همراه به نام آقای اهری صادر گردید.

 

[idea]این فعالیت، غیر مالی است پس برای آن سند حسابداری صادر نمی شود.[/idea]

 

رویداد مالی شماره ۲ : در تاریخ ۹۱/۳/۱۰ آقای اهری حساب جاری به شماره ۱۱۵۵ نزد بانک تجارت شعبه هفت تیر افتتاح نموده و مبلغ ۳۸۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال بعنوان سرمایه به حساب فوق واریز و رسید شماره ۵۶۶ را دریافت می نماید.

 

[idea]این فعالیت، رویداد مالی است بنابراین باید سند حسابداری صادر شود.[/idea]

حال باید رویداد مالی فوق را تجزیه و تحلیل و سند حسابداری را صادر نماییم.

 

 

 

برای نوشتن بستانکار ، ۲ سانتی متر جلوتر می نویسیم. تعداد ضمائم سند بالا یک برگ است (رسید بانک به شماره ۵۶۶) که باید به عنوان اسناد مثبته به سند الصاق و در زونکن اسناد حسابداری نگهداری شود و به همین ترتیب بقیه سند ها صادر می شود.

 

 

 

رویداد مالی شماره ۳ : در تاریخ ۹۱/۳/۱۱ آقای اهری یک باب مغازه به مبلغ ۳۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال خریداری و چک شماره ۵۲۱۱۰۱ را به مبلغ ۳۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال صادر و به فروشنده تسلیم می کند .شماره سند مالکیت این مغازه ۱۲۵۵ است .

در ادامه بخوایند :  اطلاعات حسابداری و مالی

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۴ : در تاریخ ۹۱/۳/۱۲ آقای اهری به منظور آماده کردن تعمیرگاه برای شروع عملیات ،مغازه را قفسه بندی کرده و میز و صندلی به مبلغ ۶۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال به طور نسیه طی فاکتور خرید ۱۲۵ از فروشگاه شهریار خریداری مینماید .

جدول تجزیه و تحلیل این فعالیت به صورت زیر است:

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۵ : در تاریه ۹۱/۳/۲۰ به علت عدم نیاز ، نصف اثاثه خریداری شده را به فروشگاه شهریار عودت داد .

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۶ : در تاریخ ۹۱/۳/۲۲ آقای اهری مبلغ ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال از بانک ملی وام دریافت نمود .

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۷ : در تاریخ ۹۱/۳/۲۴ معادل ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال اثاه اداری مازاد به طور نسیه به اقای رودکی فروخته شد .

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۸ : در تاریخ ۹۱/۳/۳۰ آقای اهری نیمی از طلب خود را از آقای رودکی دریافت کرد.

 

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۹ : در تاریخ ۹۱/۳/۳۱ آقای اهری مبلغ ۴۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال ملزومات طی فاکتور شماره ۸۵۰ بطور نقد خریداری نمود و چک شماره ۵۲۱۱۰۲ را در وجه فروشنده صادر نمود .

 

 

 

 

 

 

رویداد مالی شماره ۱۰ : در تاریخ ۹۱/۴/۵ آقای اهری نیمی از بدهی خود را به فروشگاه شهریار بابت رویداد مالی ۹۱/۳/۱۲ پرداخت کرد .

 

 

 

 

 

با توجه به اسناد حسابداری صادر شده، اثر رویداد مالی انجام شده را بر معادله حسابداری تعمیرگاه موبایل اهری به صورت زیر مشاهده می نماییم :

 

 

 

حسابداری نمیتواند خیلی پیچیده و مبهم باشد، بلکه کلیه روشها و اصول آن باید کاملاً علمی، قابل درک و همگام با رشد صنعت و مردم باشد.

مشاهده کانال تلگرام

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۷۳۰

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *