دفتر کل و معین

دفتر کل
تصویر دفتر کل

آشنایی با دفتر کل و دفتر معین

پس از اینکه در مبحث قبلی دفتر روزنامه را بصورت کامل بررسی و تشریح کردیم اکنون به بررسی دفتر کل و دفتر معین خواهیم پرداخت.

اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه بندی نشده اند

که بتوان از روی آن اطلاعاتی مثل ماندۀ هر یک از حساب ها را در هر تاریخ از دوره مالی تعیین کرد.

لذا امکان تهیۀ گزارش های مدیریتی و صورت های مالی از روی دفتر روزنامه امکان پذیر نیست.

از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.

 

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شوند.

 

در این دفتر برای هر حساب صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود

و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحۀ مربوط به خود نوشته می شود.

در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها (مثلاً موجودی نقد، موجودی کالا، زمین، ساختمان، حساب های پرداختنی و سرمایه و …..) صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود .

معمولاً به صورت استاندارد ترتیب حساب ها رعایت می گردد

و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحۀ مربوطه در این دفتر نوشته می شود.

 

دفتر کل: دفتری است که حساب های یک شرکت به صورت جداگانه در آن نگهداری می شود.

تعریف دفتر کل بر اساس قانون تجارت

بر اساس مادۀ ۸ قانون تجارت، دفتری است که :

تاجر باید کلیۀ معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد.

و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت کند.

دفتر کل دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به آن است.

در ادامه بخوایند :  مالیات در امریکا

بنابراین این دفتر حداقل دارای ستون هایی

برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده حساب در هر مقطع زمانی است.

دفتر کل بنا به نیاز مؤسسات به اشکال گوناگون طراحی می شود.

یکی از شکل های رایج آن به صورت زیر است:

 

نحوۀ تحریر دفتر کل به صورت زیر است:

  1.  در ستون شمارۀ سند حسابداری باید ،شماره سند حسابداری که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
  2. در ستون تاریخ باید تاریخ سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
  3. در ستون شرح ،شرح مختصری از رویداد مربوطه (مطابق با همان شرح نوشته شده در سند حسابداری) نوشته می شود.
  4. در ستون عطف ،شمارۀ صفحه دفتر روزنامه، که ثبت مربوطه از آن صفحه انتقال مییابد، نوشته می شود و شماره صفحه دفتر کل در ستون عطف دفتر روزنامه درج می گردد.
  5. مبلغ بدهکار یا بستانکار مربوطه نیز از دفتر روزنامه به ستون بدهکار یا بستانکار منتقل می شود.
  6. در ستون ماندۀ ،مانده حساب محاسبه می شود.
  7. معمولاً قبل از ستون مانده، ستونی هم برای تشخیص نوع مانده در نظر گرفته می شود که در آن مشخص نوشته می گردد که ماندۀ حساب بدهکار است یا بستانکار که به صورت بد یا بس می شود.

 

 

شماره گذاری صفحات دفتر کل از ۱ شروع می شود و به ترتیب ادامه میابد.

برای هر حساب، بسته به حجم عملیات مربوط به آن حساب، تعداد صفحات لازم در دفتر کل در نظر گرفته می شود.

مثلاً ممکن است برای موجودی نقد بانک صفحات ۱ تا ۲۰ ، برای حساب های دریافتنی صفحات ۲۱ تا ۳۰ ،

برای وسایل نقلیه صفحات ۳۱ تا ۳۲ ، برای حساب های پرداختنی صفحات ۱۰۱ تا ۱۳۰ و برای سرمایه صفحات ۱۹۱ تا ۲۰۰ در نظر گرفته شود.

در ادامه بخوایند :  کاهش ارزش داراییها

برای نمونه رویدادهای ۱ تا ۹ که در دفتر روزنامۀ تعمیرگاه تلفن همراه اهری ثبت شد، اکنون به دفترکل موجودی نقد بانک منتقل می گردد.

 

 

در دفتر کل ستون مانده را چگونه محاسبه می کنیم؟

مانده گیری در هر سطر اتفاق می افتد.

برای مثال در تاریخ ۳/۱۰ واریز به بانک اتفاق می افتد و موجب افزایش در موجودی نقد-بانک است

پس باید در قسمت بدهکار نوشته شود، سپس به قسمت ستون بستانکار در همان تاریخ نگاه می کنیم هیچ عددی درج نشده، چرا؟

به این دلیل که در هر سطر این دفتر فقط در ستون بدهکار یا بستانکار یک عدد نوشته می شود

و در هر دو ستون عدد نداریم. مانده قبلی حساب، صفر بوده و با بدهکار این سطر جمع شده،

در قسمت تشخیص بد مخفف بدهکار را درج و مانده نیز ۳۸۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال است.

سطر دوم نیز به همین روش عمل می شود.

یک باب مغازه به طور نقد خریداری شده است پس دارایی از نوع موجودی نقد کاهش یافته، وقتی دارایی کاهش می یابد بستانکار می شود.

۳۸۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال مانده بدهکار است و پس از خرید مغازه ۳۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال باید از آن کسر کنیم مانده آن ۸۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال بدهکار می شود.

 

بنابراین نتیجه می گیریم، مانده گیری دفتر کل هر حساب عبارت است از :

حاصل جمع جبری مانده سطر قبل با بدهکار یا بستانکار سطر جدید

دفتر معین

دفتر معین دفتری است که ریز اجزای برخی از حساب های دفتر کل در آن نوشته می شود.

دفتر معین ستون هایی همانند دفتر کل دارد.

و در عمل از دفتر معین برای تفکیک و طبقه بندی عناوین حساب های دفتر کل استفاده می شود.

هرگاه در یک مقطع زمانی بخواهیم مطلع شویم که شرکت به چه کسانی بدهی دارد

در ادامه بخوایند :  اطلاعات حسابداری و مالی

و به چه مبلغی و یا از چه کسانی و از هر کدام چه مقدار طلب دارد،

ناچار خواهیم بود، یکایک ارقام ثبت شده در دفتر کل را بررسی کنیم تا به نتیجه لازم برسیم.

برای رفع این مشکل و دسترسی سریع و صحیح به مانده هر یک از حساب ها، نگهداری دفتر معین الزامی است.

دفاتر معین از روی سند حسابداری ثبت می شوند

در حالی که ثبت دفتر کل از روی دفتر روزنامه انجام می گیرد

و به نوعی دفتر معین کنترل کننده دفتر کل می باشد.

دفتر معین ؛ دفتری است که ریز اجزای برخی از حساب های دفتر کل در آن نوشته می شود

و برای تفکیک و طبقه بندی کردن برخی عناوین حساب های دفترکل استفاده می شود.

 

نکته : دفتر معین از دفاتر قانونی نمی باشد، بلکه دفتری کمکی، برای دسترسی ساده تر به اجزای یک حساب کل می باشد !

برای روشن شدن مطلب مثالی می زنیم:

فرض کنید مانده حساب های دریافتنی شرکت، ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال است .

آقای سبحانی به شرکت جهت پرداخت بدهی خود مراجعه می کند،

شما به عنوان حسابدار چگونه می توانید میزان بدهی آقای سبحانی را به مدیریت گزارش دهید ؟

مجبورید تمام سندها را مورد بررسی قرار دهید !

اگر اشتباه نکنید این کار ساعت ها طول می کشد و این امر خلاف استفاده بهینه از زمان است.

باید دفاتر و اسناد متعددی را پیگیری کنید، تا به میزان بدهی آقای سبحانی پی ببرید.

بنابراین اگر دفتر معین برای حساب های دریافتنی نگهداری شود

در اسرع وقت بدون صرف زمان، حسابدار قادر است مانده بدهی آقای سبحانی را گزارش دهد.

 

۵.۰
۰۷

حسابداری نمیتواند خیلی پیچیده و مبهم باشد، بلکه کلیه روشها و اصول آن باید کاملاً علمی، قابل درک و همگام با رشد صنعت و مردم باشد.

مشاهده کانال تلگرام

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۷۱۶

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *