بخش حسابداری و مالی از پر اهمیت ترین بخش‌های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای افزایش بهره وری کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم آسان تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق تر شرایط مالی کسب و کار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی هستند.
در این مقاله قصد داریم ده ویژگی ضروری که هر نرم افزار حسابداری می بایست داشته باشد تا رضایت ذی نفعان آن کسب و کار را به دست آورد، بررسی کنیم.
یازده ویژگی ضروری برای یک نرم افزار حسابداری :
۱. ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی؛
در دنیای پُرتلاطم کسب‌وکارها، اطلاعات مهم‌ترین ابزار هستند.
با تکیه‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه تر و دقیق تر تصمیم بگیرند.
تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از ۷۰ درصد کسب و کارها در دو سال نخست تاسیس،
به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، ورشکسته می‌شوند.
به کارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش های مورد نیاز شما را تهیه کند، سبب رشد سازمان شما می‌شود.
از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه ی گزارش‌های قانونی مانند
گزارش‌های خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند
و حسابداران زمان قابل توجهی را بابت تنظیم آن‌ها صرف میکنند.
استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر و کاربردی‌تر ارائه دهند.
۲. ویژگی‌های بصری (گرافیکی) مناسب؛
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر آمار و ارقام است، با این‌حال استفاده از ویژگی‌های گرافیکی مانند :
ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، باعث ارائه ی مناسب تر تحلیل حسابداران می‌شود.
گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی در نرم افزار حسابداری به مدیران ارائه می‌شوند،
می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسب و کار کمک کنند و در نتیجه آن ،
ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران عالی سازمان تسهیل می‌شود.
۳. یکپارچگی؛
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست.
سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله
کنترل عملیات چک،
کنترل حساب‌های بانکی،
انبارداری،
مدیریت فروش،
خرید از تامین‌کنندگان،
محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛
تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند.
یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان کمک میکند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛
در نتیجه، دوباره کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکلی سازمان یافته تر دردسترس خواهد بود.
۴. به روز بودن؛
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است.
قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند،
شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند
و حسابدار دغدغه ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد.
حضور تیمی مجرب و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم افزار حسابداری ،
حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به کاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
۵. سازگاری با کسب و کار؛
هر کسب و کار با توجه به حوزه‌ی فعالیت در بخش‌های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسب و کار است؛
نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند.
به عنوان مثال، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که
بتواند موضوعات جاری این حوزه مانند پروژه‌ها و قراردادها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.
۶. گسترش پذیری؛
اصولا کسب‌وکارها با هدف رشد و توسعه فعالیت میکنند.
رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد.
ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت های مالی خود را مدیریت کند.
در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند،
شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد.
این نمونه ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسب و کار و افزایش نیازمندی به ویژگی های بسته‌ی نرم افزار حسابداری است.
اگر نرم افزاری انتخاب شود که صرفا پاسخ گوی وضعیت فعلی کسب و کار باشد،
در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود.
در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخور توجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد.
پس باید نرم افزار حسابداری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد
و حسابداران با گسترش کسب و کار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
۷. تضمین امنیت اطلاعات مالی؛
از مهم‌ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است،
عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات(مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند.
حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم افزار است؛
در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه دهنده نرم افزار، رضایت مندی مشتریان و
اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
۸. پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت؛
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است.
شرکتی که نرم افزار حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائل شان راحت کند،
خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائل‌شان را برطرف کنند
و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهم‌ترین مسوولیت شان بدانند.
خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است
تا سازمان بتواند به‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند.
وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی،
پاسخ‌گویی آنلاین،
تلفن پاسخگوی گویا،
مراجعه‌ی حضوری،
ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
۹. سادگی و کاربر پسند بودن؛
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌ای مانند مایکروسافت، ارائه نرم افزاری کاربرپسند و ساده است.
افراد به‌راحتی با نرم افزارهایی هم‌چون Word یا Powerpoint کار میکنند
و به مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم افزارهایی استفاده کنند.
نرم افزار حسابداری و مالی هم از چنین قوائدی مستثنا نیستند.
حسابدار باید بتواند به‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند.
سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کم یابی است
که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاریشان افزایش و تنش‌های کاریشان کاهش می‌یابد.
۱۰. قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم افزار حسابداری است که تهیه می‌کنید نیست.
تمامی موارد ذکر شده در هزینه های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند.
نرم افزار حسابداری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است،
قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد،
کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسب و کار شما آسیب می‌زند و هزینه های جبران ناپذیری بر سازمان شما وارد میکند.
۱۱. ویژگی دیگری که به نظر بنده (نویسنده مقاله) مهم است و لازم دانستم که آن را بیان کنم این است که :
اگر شما تازه کار هستید و میخواهید یادگیری نرم افزارهای حسابداری را شروع کنید ،
لطفا با نرم افزارهایی کار کنید که سند زدن رویدادها و وارد کردن جزئیات توسط خودتان انجام شود ، نه اتوماتیک !
متاسفانه امروزه برخی نرم افزارهایی در بازار حسابداری مشهور و معروف شده اند و حتی نامشان را نیز از میوه و صیفی جات گرفته اند،
مانند یک سم مهلک برای حسابداران تازه کار است !
چرا که اینگونه نرم افزارها تمام امور مالی را بصورت اتوماتیک انجام میدهند و متاسفانه برخی افراد نیز این نرم افزار را به اشخاص تازه وارد توصیه میکنند.
توجیه شان نیز این است که این نرم افزار مانند آب خوردن است و به راحتی میتوانید حسابداری را یاد بگیرید ! این نکته کاملا اشتباه است …
اگر قرار است همه چیز اتوماتیک انجام شود پس شما حسابدار نیستید ، بلکه یک اپراتور رایانه هستید !!!
حسابدار کسی است که میداند در رویداد مالی رخ داده، کدام طرف حساب ها بدهکار و بستانکار شده اند .
بهتر است برای شروع کار با نرم افزارهایی کار کنید که هنگام انجام ثبت ها و امور حسابداری ، شما را درگیر کار کند .
یعنی بدانبد که در این رویداد بدهکار و بستانکار کدام حساب است ؟؟ نه اینکه مثل یک ربات فقط اطلاعات را وارد کنید و خود نرم افزار ثبت ها را انجام دهد.
در این مواقع شما حسابدار نیستید بلکه این رایانه ست که حسابدار شده …
متاسفانه این مدل نرم افزار ها بدلیل مواردی که گفته شد و نیاز به دانش حداقلی فراگیر شده و جایگاه حسابداران را هم پایین آورده است .
بهتر است ابتدا ثبت های حسابداری برای شما خوب جا بیفتد و با نرم افزارهای قوی تری شروع به کار کنید و اگر بعدها
که به صورت کامل به ثبت ها و امور حسابداری مسلط شدید ، از این نوع نرم افزارهای به اصطلاح عین آب خوردن استفاده کنید .
ولی پیشنهاد بنده حقیر به شما مخاطب عزیز این است که تا جایی که امکان دارد با این نوع نرم افزارهایی که همه امور را اتومات ثبت میکند و شما از ثبت های بدهکار و بستانکار آن خبر ندارید ،زیاد استفاده نکنید .
